Kegiatan dibuka oleh Kepala Biro Organisasi dan Umum (BOU), Dedik Eko Sumargo. Dedik menyampaikan bahwa sosialisasi pengelolaan arsip vital dan arsip terjaga bertujuan untuk menunjang tugas pokok dan fungsi arsiparis, serta tugas kelembagaan BAPETEN. Sosialisasi ini juga menjadi kegiatan yang sangat penting dalam rangka melestarikan memori kolektif bangsa yang diawali dengan mengidentifikasi keberadaan arsip vital dan arsip terjaga di Lingkungan BAPETEN sehingga dapat dilakukan penanganan khusus. BAPETEN saat ini sedang menyusun draft rancangan peraturan badan mengenai Penyelenggaraan Kearsipan dimana di dalamnya termasuk pengelolaan arsip vital dan arsip terjaga. Sosialisasi sekaligus pembinaan ini diharapkan dapat memberikan pemahaman mendasar sebagai bahan masukan dalam penyusunan peraturan penyelenggaraan kearsipan.

Sosialisasi pengelolaan arsip vital dan arsip terjaga disampaikan oleh Narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Susanti selaku Arsiparis Ahli Madya dan bertindak sebagai moderator yaitu Kepala Bagian Protokol dan Tata Usaha Kuspriyanto. Dalam pemaparannya Susanti menyampaikan bahwa sesuai dengan Undang Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya merupakan prasyarat dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya yang meliputi arsip kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis.

Dalam sosialisasi ini juga disampaikan mengenai tata cara pengelolaan arsip vital dan arsip terjaga, mekanisme pembuatan daftar arsip, metode perlindungan, tata cara pelaporan arsip terjaga, dan penyerahan salinan autentik arsip terjaga.

Kegiatan sosialisasi dilanjutkan dengan sesi diskusi dan tanya jawab oleh Pimpinan Tinggi Pratama, PIC Kearsipan Unit Kerja, manajemen, maupun staf Bagian Protokol dan Tata Usaha. Dengan diadakannya sosialisasi pengelolaan arsip vital dan arsip terjaga, diharapkan BAPETEN dapat menyerahkan salinan autentik arsip terjaga sebagai memori kolektif bangsa dan menyelenggarakan pengelolaan arsip vital yang merupakan prasyarat dasar bagi kelangsungan operasional lembaga, serta pada akhirnya dapat mewariskan wawasan dan pengetahuan bagi generasi yang akan datang. (BOU/Rizki/BHKK/OR)